Przygotowanie bagażu do podróży obejmuje nie tylko i wyłącznie wybór odpowiedniej walizki i spakowanie potrzebnych rzeczy. Równie ważne jest to, ażeby w razie pomyłki w trakcie odbioru albo kłopotu z transportem można było bardzo szybko ustalić, do kogo trzeba konkretny bagaż. W praktyce pytanie, jak oznaczyć walizkę, sprowadza się głównie do obietnice jej łatwej identyfikacji.
Można wykorzystać zawieszkę z danymi kontaktowymi, charakterystyczny pasek, naklejkę lub inne oznaczenie widoczne z zewnątrz. Dane zamieszczone na etykiecie powinny być bieżące, ponieważ nieaktualny numer telefonu czy adres e-mail może utrudnić kontakt. Prywatna etykieta do walizki może zawierać podstawowe informacje pozwalające rozpoznać właściciela, ale nie musi prezentować wszystkich danych osobowych. Warto też zapisać model, kolor i cechy charakterystyczne bagażu. Zdjęcie wykonane przed podróżą bywa pomocne, gdy trzeba w przyszłości z uwagą opisać walizkę pracownikom zajmującym się poszukiwaniem bagażu.
Na odbiór bagażu wpływa sporo czynników, dlatego samo oznaczenie walizki nie eliminuje sposobów wystąpienia problemu. Osoby sprawdzające, jak zabezpieczyć walizkę przed zgubieniem, powinny zwrócić uwagę także na dokumenty powiązane z nadaniem. Stopień potwierdzający nadanie bagażu warto zachować do momentu odebrania walizki. Przy podróżach z przesiadkami znaczenie może mieć też informacja, czy bagaż został nadany bezpośrednio do końcowego portu, czy niezbędne jest jego ponowne odebranie i nadanie. Warto uprzednio sprawdzić zasady aktualne na dokładnie określonej trasie. Do bagażu rejestrowanego nie powinno się wkładać rzeczy, których utrata albo brak w pierwszych godzinach po przylocie stworzyłyby poważne trudności. Część przedmiotów dużo lepiej przewozić w bagażu podręcznym, jeśli pozwalają na to przepisy dotyczące danego rodzaju rzeczy. Takie rozdzielenie zawartości ma znaczenie zwłaszcza podczas dłuższych podróży i przesiadek, kiedy opóźnienie jednej walizki może wpłynąć na dalszy intencja wyjazdu.
Sytuacja wygląda inaczej, gdy zgubiony bagaż na lotnisku nie pojawia się na taśmie po zakończeniu odbioru. Wówczas warto najpierw upewnić się, czy bagaż nie został zawarty na innej taśmie lub w wyznaczonym miejscu dla większych przedmiotów. Jeśli go tam nie ma, trzeba zgłosić brak w punkcie obsługi bagażu odpowiednim dla danego lotu. Pytanie, co zrobić gdy zgubi się walizka, ma zatem bardzo praktyczną odpowiedź: nie trzeba opuszczać lotniska bez sprawdzenia dostępnej procedury zgłoszenia. Przydatne będą informacje z karty pokładowej, potwierdzenie nadania bagażu, numer etykiety a także opis walizki. Dobrze posiadać także jej zdjęcie, zwłaszcza o ile jest to popularny model w często spotykanym kolorze. Podczas zgłoszenia warto z uwagą podać miejsce, w którym bagaż miał zostać odebrany, oraz poinformować o wszelkich charakterystycznych elementach. Numer sprawy albo inne potwierdzenie zgłoszenia trzeba zachować, ponieważ może być potrzebne przy kolejnym kontakcie.
Samo zgłoszenie zaginięcia nie zawsze oznacza, że bagaż został bezpowrotnie utracony. Walizka może zostać odnaleziona z opóźnieniem, natrafić na inny lot lub zostać zatrzymana na jednym z wcześniejszych etapów podróży. Dlatego osoby sprawdzające, jak odzyskać zgubiony bagażu, powinny zwracać uwagę na informacje przekazywane podczas prowadzenia sprawy i odpowiadać na ewentualne prośby o dodatkowy opis zawartości. W niektórych przypadkach konieczne może być podanie detali dotyczących walizki, jej zawartości albo planowanego miejsca dostarczenia. Znaczenie ma również rozróżnienie bagażu opóźnionego od bagażu uznanego formalnie za utracony, ponieważ są to różnorakie sytuacje i mogą wiązać się z odmiennymi procedurami. Warunki postępowania zależą między innymi od przewoźnika, rodzaju połączenia a także obowiązujących przepisów. Z tego względu przy rozwiązywaniu problemu warto opierać się głównie na dokumentach otrzymanych podczas podróży i informacjach przekazanych przy zgłoszeniu, zamiast zakładać, że każda sytuacja związana z zagubionym bagażem przebiega według identycznego schematu.
Zobacz także: etykieta do walizki bez adresu.