Wraz ze zmianą skali działalności przedsiębiorstwa zmienia się sposób zarządzania informacjami. Rozwiązania wystarczające na początku mogą z czasami przestać odpowiadać liczbie dokumentów, pracowników i powiązań między procesami. Dotyczy to w szczególności firm, w których sprzedaż, magazyn, księgowość i planowanie zakupów korzystają z danych pochodzących z różnych źródeł.
Oprogramowanie Comarch obejmuje narzędzia wspierające obsługę takich sekcji, jednak ich zastosowanie trzeba rozpatrywać w przyrównaniu do konkretnych obowiązków. Znaczenie ma nie tylko zakres funkcji, lecz również sposób ich zastosowania w codziennej pracy. Jeśli pracownicy regularnie przepisują informacje między aplikacjami, warto sprawdzić, które czynności można połączyć, a które nadal wymagają osobnej testom. Trzeba a dodatkowo odróżnić powtarzalną pracę administracyjną od działań, w których niezbędna jest ocena człowieka. Automatyczne przetwarzanie danych może ograniczyć liczbę ręcznych operacji, niemniej jednak nie zastąpi sprawdzania dokumentów ani odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Systemy ERP porządkują informacje dotyczące różnych części przedsiębiorstwa i umożliwiają ich użycie w powiązanych procesach. Comarch ERP może obejmować obsługę sprzedaży, zakupów, magazynu, finansów albo produkcji, zależnie od wybranego rozwiązania i jego konfiguracji. Warto zwrócić uwagę na współzależności, które ukazują się między tymi obszarami. Przy realizacji zamówienia istotne mogą być jednocześnie warunki handlowe, dostępność towaru, termin dostawy i sposób rozliczenia transakcji. Jeśli każda z takowych informacji jest aktualizowana oddzielnie, pojawia się ryzyko rozbieżności. Zintegrowany wymianę danych umożliwia określić, skąd pochodzą poszczególne informacje i w jakich sytuacjach wymagają aktualizacji. Nie znaczy to jednakże, że wszystkie procesy będą przebiegały bez udziału pracownika. Część operacji musi zostać zatwierdzona, a niektóre zadania zależą od dodatkowych ustawień albo połączenia z innymi programami. Przed wyborem konkretnego systemu należy więc sprawdzić, czy obsługuje wymagane scenariusze, jakie raporty udostępnia i czy daje możliwość na przepływ danych w formatach stosowanych w zakładzie produkcyjnym.
Istotną częścią przygotowania systemu jest odwzorowanie zasad, według których firma de facto działa. Wdrożenia Comarch mogą wymagać analizy obiegu dokumentów, konfiguracji poszczególnych funkcji, przeniesienia danych a także sprawdzenia uprawnień użytkowników. Na tym etapie na prawdę bardzo często okazuje się, że podobne zadania są wykonywane w różny sposób przez poszczególne działy. Na przykład pracownicy mogą stosować odmienne nazwy dla tych samych towarów lub zapisywać informacje o klientach w kilku miejscach. Przed rozpoczęciem migracji należy ustalić wspólne zasady ewidencji i sprawdzić jakość istniejących danych. Należy również zdecydować, które historyczne zapisy są potrzebne do kolejnej pracy, rozliczeń i raportowania. Przeniesienie nieuporządkowanych informacji może utrudnić wykorzystywanie z nowego środowiska, dlatego kontrola danych jest osobnym celem, a nie tylko technicznym etapem całego procesu. Po konfiguracji potrzebne są testy obejmujące typowe operacje oraz sytuacje niesamowite, tj. zwroty, korekty, anulowanie dokumentów czy rozbieżności w dostawach. Wyniki testów pozwalają wskazać ustawienia wymagające zmiany przed rozpoczęciem regularnej pracy.
W normalnym użytkowaniu znaczenie ma sposób reagowania na usterki i zmiany w procesach. Należy ustalić, kto może poprawiać określone dane, jak dokumentuje się nietypowe operacje i gdzie zgłasza się problemy techniczne. Brak takich zasad może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy tworzą własne arkusze pomocnicze, a część informacji nie trafia do głównego systemu. Równie istotne jest szkolenie dostosowane do zadań poszczególnych osób. Pracownik magazynu potrzebuje innych kwalifikacji niż osoba odpowiedzialna za rozliczenia czy analizę rezultatów sprzedaży. Warto również uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów oraz rozwój działalności, ponieważ mogą one wpływać na konfigurację i sposób pracy z danymi. Ocena funkcjonowania rozwiązania powinna opierać się na konkretnych obserwacjach, takich jak liczba korekt, częstotliwość błędów, czas potrzebny na obsługę dokumentów czy zakres ręcznego uzupełniania informacji. Takie dane pomagają ustalić, czy trudności wynikają z ograniczeń skryptu, nieprawidłowych ustawień, czy też z procedur, które wymagają ponownego uporządkowania.
Sprawdź również informacje na stronie: obsługa it dla firma łódź.